Zarządzanie pocztą e-mail

E-mail jest obecnie standardem komunikacji biznesowej między organizacjami. Podobnie jak każdy inny rodzaj informacji i dokumentacji biznesowej, e-mail musi być częścią standardów organizacyjnych, dotyczących informacji i dokumentacji.

Poczta e-mail jest wszechobecna we wszystkich aspektach działania większości firm i stała się niezwykle istotna dla biznesu. Dla pracowników informacyjnych Klient poczty e-mail był główną aplikacją biznesową, przy której spędzali wiele godzin dziennie czytając, odpowiadając i współpracując za pośrednictwem wiadomości.

W wielu przypadkach zarządzanie pocztą e-mail polega na zwykłym usuwaniu wiadomości e-mail z serwera i zapisywaniu ich w repozytorium. Ale to nie wystarczy, ponieważ aby zrobić to dobrze, każda wiadomość musi zostać sklasyfikowana, przechowywana i być może zniszczona w sposób zgodny z ustalonymi zasadami oraz standardami biznesowymi – tak, jak należy to zrobić w przypadku wszystkich innych rodzajów dokumentów czy zapisów. Zarządzanie pocztą e-mail polega na systematycznej kontroli jakości i ilości wiadomości elektronicznych wysyłanych z organizacji oraz odbieranych przez nią.

 

Ogromna liczba wiadomości e-mail przechowywanych w skrzynkach odbiorczych, folderach wysłanych i folderach usuniętych elementów naraża organizację na ryzyko i negatywnie wpływa na wydajność serwerów pocztowych w organizacji. Serwery e-mail nigdy nie zostały zaprojektowane jako repozytoria dla tak dużej liczby wiadomości e-mail. Bez zarządzania wiadomościami e-mail organizacjom trudno jest spełnić prawne wymogi dotyczące ochrony w przypadku sporów sądowych czy dochodzeń rządowych, co zwiększa wysiłek oraz koszty w przypadku ujawnienia tych informacji.

 

Systemy zarządzania pocztą e-mail centralnie przechwytują wiadomości e-mail utworzone i otrzymywane przez pracowników. Korzystając ze schematu klasyfikacji do zarządzania ich zawartością można stosować okresy przechowywania i kontrolę dostępu do zarządzania wiadomościami e-mail. Metadane powiązane z wiadomościami e-mail mogą być przechwytywane, aby umożliwić zarządzanie tymi informacjami i ich odzyskiwanie. Archiwizacja wiadomości e-mail jest jedną z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania pocztą e-mail. W najprostszym przypadku rozwiązania te kopiują lub usuwają wiadomości z aplikacji do przesyłania wiadomości i przechowują je w innym miejscu. W niektórych z tych rozwiązań archiwizowane są tylko załączniki, zastępowane kodem pośredniczącym lub linkiem w wiadomości. Systemy zarządzania pocztą e-mail są częścią ogólnych rozwiązań. Organizacje muszą mieć programy zarządzania dokumentacją, obejmujące zasady i procedury obowiązujące personel oraz regulujące tego rodzaju działania.

 

E-mail jest rodzajem informacji, który jest często traktowany jest w odmienny sposób. Różne są przyczyny takiego traktowania i odzwierciedlają one:

• Ogromną liczbę wiadomości, które codziennie znacznie przewyższają liczbę innych typów dokumentów
• Nieformalność, z jaką można je tworzyć i przekazywać: wszyscy robią to cały czas, jednym kliknięciem myszy
• Łatwość, z jaką dokumenty można załączyć, nawet jeśli się nie powinno.

 

Czynniki te utrudniają pełne zrozumienie zarządzania pocztą e-mail jako poważnego wyzwania. Organizacje często wybierają jedną lub kilka niedopuszczalnych opcji, które w ich opinii stanowią zarządzanie, ale tak naprawdę nim nie są. Organizacje mogą zdecydować, że najlepszym sposobem zarządzania pocztą e-mail jest wykonanie co najmniej jednej z następujących czynności:

• Zapisywanie wszystkich wiadomości e-mail na zawsze
• Zapisywanie wszystkich wiadomości e-mail w aplikacji do przesyłania wiadomości
• Ustawianie dowolnych rozmiarów skrzynek pocztowych dla wszystkich użytkowników
• Zadeklarowanie „e-maila” jako serii rekordów
• Lub oczywiście zawsze popularne „nic nie robienie”

Najlepszą odpowiedzią jest upewnienie się, że Twoja organizacja ma określone zasady dotyczące tych spraw. A jednak doskonale wiemy, że nie wszyscy je posiadają.

Dodatkowe funkcje naszych usług zarządzania wsparciem IT